管理的四個工具：會議、報告、委派與停止清單

管理的工具—會議 管理學大師Fredmund Malik發現大部分企業高管，大多數每天超過60%的時間都是在開會。可是，他們又感覺超過60%的會議其實都是效率低下、沒有成果的。 Malik建議，要想提升會議的效率，關鍵在於減少會議的次數。如果能不開會，那就最好。判斷一個團隊好壞的標誌就是能不能把開會的需要壓到最低。 對於不得不開的會，怎麼提升效率呢？Malik提醒，關鍵還不在於會上，而在於會前和會後。大多數人安排日程的時候，會給會議提前留出時間，而更優秀的管理者會為會議的前期準備和後續跟進留出專門的時間。用這些時間幹什麼呢？來抓住讓會議高效不跑偏的關鍵點——議題。 效率低下的會議，往往都是因為議題設置的問題。一種情況是，參加會議的人到了會議室才知道今天要討論什麼問題，需要花費大量時間進行背景介紹。而且因為沒有深入思考，所以討論也只能浮於表面。這就浪費了大量時間。還有一種情況，就是會議脱離了議題，大家聊着聊着就聊「飛」了，成了閒談會，同樣是浪費了大量時間。 Malik建議，想要開一個高效的會，關鍵是抓住議題。在會議之前，就確定這場會議要討論的關鍵問題，而且要留出時間來，先和重要的參會人員溝通，聽取他們的意見，讓他們有機會提出自己的想法和要求，也保證會議材料提前交給他們，避免出現會前最後一分鐘才發送材料的情況。 會議的組織者自己也要留出時間準備，核心還是抓住議題。哪些議題是通過一次會議就可以得出結論的，哪些議題屬於長期議題，要分配足夠的時間，多次討論才能找到解決方案，在開會之前就應該有一個設想。 會議之後留出專門的時間，是因為在大多數組織裏，真正的薄弱環節是執行。討論得多，做得少，那麼會開得再好也沒有效果。所以會後要留出專門的時間，確保議題可以轉化為行動。想要一個會效果更好，在大家討論差不多的時候，就應該進入思考怎麼分工和落實。 --- 管理的工具—報告 Malik説，報告真正的好處是什麼？對於讀報告的人來説，能比聽口頭彙報節省時間。對於寫作者來説，寫作的過程就是迫使自己思考的過程。 順着這個思路，你會發現很多公司，都沒有發揮出報告真正的作用。有的管理者為了正式，要求報告必須採用某種格式，固定的格式往往衍生出「套話」。這其實就降低了溝通的效率。 再有，寫報告的人，為了讓報告顯得很詳實，會先收集資料，公司的資料、行業的資料、整個市場的資料，資料越全越好，再把它們全都彙總在一起。最終的結果，往往是資料堆積如山，大量細節浪費了他們太多時間。如果快到截止日期，還沒有找到一個好的解決方案，就只能把這些材料分分類，再加一個籠統的標題。比如我們的發現是什麼，結論和建議是什麼，再加上大量的數據、圖表。看起來內容非常充實，但對解決問題並沒有什麼實質性幫助。這其實也沒有發揮出報告應有的功能，是嘗試用資訊的廣度，去替代思考的深度。 ----- 管理的工具—職位説明與委派任務。 職位説明就是管理者去設計一個崗位要做什麼工作，而委派任務就是管理者去管理自己的下屬當下要做什麼工作。 Malik會讓管理者們做這麼一個實驗：寫下自己最得力的下屬還有他們的長處。這份名單往往很短，畢竟每個老闆心目中最得力的人也就三五個，小王擅長營銷，小李擅長研發，小張適合帶新人，然後Malik會讓管理者給這幾個下屬打電話，問問他們此時此刻實際正在做什麼工作。 Malik説，一般學員打完電話回來，臉色都不是很好看。因為他們會發現，自己心目中那些最得力的員工，此時此刻正在做的工作十有八九是解決眼下一些雞毛蒜皮的問題，根本不是他們想像中的那些大事兒，策劃下一次營銷行動、研發下一代拳頭產品、為公司培養新人。這個時候Malik就會問管理者，如果你最得力的助手，都沒有為公司的未來在努力，那誰還會在意未來呢？ Malik想提醒那些公司老闆，一定要讓手下最優秀的人去做這些事情嗎？可不可以讓其他人來操心當下的雞毛蒜皮，把最優秀的員工解放出來全神貫注解決那些真正重要的問題呢？ 確定一個崗位要做哪些工作很難，保證一個員工把時間放在那些最重要的事情上其實更難。因為這需要管理者自己先看清工作重點，然後主動給那些優秀員工減壓，儘可能減少他們在日常工作中的負擔，讓他們可以全身心投入到最重要的工作中。 其實不只是管理別人，這個方法對自我管理同樣有效。你也應該列出你認為最重要的工作，然後定期拿自己當下的任務去對照一下，看看自己有沒有把更多時間放在那些更重要的事情上。 ----- 管理工具—系統的垃圾處理 怎樣科學地做減法。管理者應該定期問一問自己：我們現在正在做的這些工作，有哪些工作，假如當初沒有開始做，現在也不會去做？這裏不是在問，哪些工作當初就不應該開始。這裏問的是哪些工作已經完成了歷史任務，但是現在因為慣性還要繼續做 這種因為慣性還存在的工作，就是Malik所説的“垃圾”。小到一個表格、一個報告，大到一個分公司、一個事業部，都可能只是因為大家習慣了而被保留了下來，其實現在已經不再產生任何作用了。如果管理者僅僅問「我們還要做什麼樣的工作」，而不去問「我們應該停止做什麼工作」，那麼一家公司的負擔就會越來越重，這會拖慢自己的腳步。 Malik建議，一個優秀的管理者應該每年專門留出一整天的時間，和自己最看重的下屬一起討論這個問題。看看現在的工作中，有哪些「垃圾」應該清掉。在規劃下一年的工作時，不僅要列出下一年要做的重點工作，還應該再列一張清單，列出下一年應該終止的工作。放棄過時的活動和慣例，扔掉垃圾和包袱，自我更新，這樣才能讓組織一直保持活力。 ---- 各種管理工具是為了幫助管理者把注意力集中在關鍵的事情上，讓管理者保持專注。「專注是執行力的本質和精髓，也是獲得成功的堅強根基。」 #得到聽書管理